POS系统可说是零售业最基本的IT工具,主要在商品交易买卖过程中,负责计算交易总额、打印发票/收据等任务,简单来说,就是纪录、汇总交易信息的意思。
由于零售业商品种类及数量繁多,早期店家常为货品管理所苦,直到1970年代商品条形码的规格确认后,才克服库存管理问题,同时也催生出POS系统,此时的POS系统被称为电子收款机(Electronic Cash Register;ECR),仅具备结账及打印发票(或收据)的功能。
ECR链接扫描仪后,可以读取商品条形码、计算消费总额,不仅加快结账速度,又能降低人工登打价格的错误风险,用户由零售业逐步扩大到餐饮或饭店旅馆等产业。
约莫在1990年左右,ECR随着PC技术而起了化学变化,销售端点系统(Point of Sale;POS)之名正式底定,此时的POS在外观上仍延续传统ECR样貌,但内部架构和计算机已无二致,功能则变得相当多元化,除了基本的结账、打印发票外,还可以进行人员出勤管理、进出货管理、交易行为分析等等,因此,PC技术可说是POS发展史上的重要分水岭。
POS系统 零售业导入IT第一步
台湾厂商将POS规格演进区分成四个世代,第一、二代为ECR时代,两者架构几无二致,差异点仅在有无RS-232埠,具备简单的收银、打印发票等功能,到了第三代则正式进入POS阶段,以PC系统为主要架构,至于第四代和第三代并无太大差异,主要不同点在于第四代纳入触控面板设计,体积上也较为轻巧。
目前,第三代POS系统仍是市场主流,就成本而言,日益低廉的价格,让它得以取代第一、二代ECR设备,就功能而言,零售业管理商品的工具为条形码,使用触控面板作为输入工具,不一定会比键盘方便,换句话说,第三代系统已能满足大部份的使用需求,自然就延滞了第四代系统的交替速度。
不过,市场上另有一派人士认为,当POS系统导入PC技术后,无论是内部规格或外围设备的发展,都依循着相同脚步前进,第三、四代间的分际线其实有些模糊,应该从整体演进脚步来看,区分为前PC世代与后PC世代,才是比较恰当的说法。
撇开POS的世代争论不提,看看近年来问市的POS终端机,在内部规格上,普遍具备下列四项特点:一体成形设计、内部组件模块化、无风扇架构、及重视外观设计,至于外围配备上,则出现整合安全监控设备的趋势。
内部规格大解析
先就内部规格来看,一体成形设计的目的有二,一为美观,二为呼应店家对缩小体积的需求,这类产品选用的输入接口为触控屏幕,并将所有外围设备端口设计在屏幕下方,整体看起来就如同一台Panel PC,不仅体积轻巧,用户也可依据现场环境决定摆放位置,可以置放于桌面、挂在墙面或悬吊在机械手臂上。
第二项特点:内部组件模块化的目的,则为了缩短POS厂商在生产组装、维修与硬件升级等作业上的时间,模块化设计的对象,以较易故障的组件(如:硬盘)或外围设备(如:MSR刷卡模块)为主,至于方式则各家做法不同,可能分成大组件模式组装、或增加插拔或倒扣的固定方式。
举例来说,伍丰信息将板子设计在机器最底部,南京信息将MSR设计成插拔式,至于富士通则将硬盘与主板设计在正面,只要卸下前方盖板即可维修。
第三项特点:无风扇架构,其实是因应低功耗CPU兴起而成,风扇是计算机里最容易故障的组件,却因为肩负散热的重责大任,而成为PC架构里「必要之恶」,不过近年来,芯片大厂强力主打低功耗CPU,有效降低系统运转时所产生的热能,让POS厂商得以拿掉风扇,改透过机构设计来散热,常见做法是选用散热效果较佳的材质,例如:铝合金,应用在外壳设计上。
第四项特点:重视外观设计,过往,各家POS厂商通常以价格、效能进行市场差异化定位,但随着硬件技术纯熟发展,厂商在价格或效能上,所能创造的差异空间越来越小,于是,外观设计成为另外一个竞争焦点,前述一体成形设计,就是一种美化外观的做法。
外围设备比一比
POS系统的外围设备主要有下列几种:客户端收银显示器(简称客显器)、收银钱箱、条形码扫瞄器、可程序化键盘、显示屏幕(LCD∕触控)、发票机∕收据机、卡片阅读机等,除了触控屏幕比较少见外,其余外围设备使用比率皆相当高,端视零售业者的应用需求而定。
举例来说,有些便利商店业者会在POS终端机前方外接LCD屏幕,播放商品广告或促销活动讯息,吸引等候结账客户的注意力,但百货业因为营运型态不同的缘故,站在结账柜台前等候的人,通常是柜位小姐,此时自然没有加装客显器或LCD屏幕的必要性。
储值卡读取器与DVR安全监控设备,是近年来发展出来的POS外围设备,储值卡读取器可说是现今最热门的无线技术,其在零售业的应用模式主要作为储值卡付费机制。
储值卡付费机制属于电子货币包的一种,消费者预先存入一笔金额至储值卡内,待日后进行交易时,直接在卡片上进行扣款作业,不必再掏出现金,其效益在于省去交易找零的时间,加速完成结账作业,同时还能透过各种促销活动来维系客户忠诚度,目前经营最成功的例子就是统一超商iCash卡,不过现已被悠游卡逐渐取代。
回到安全监控设备来看,POS终端机与摄影机整合,摄影机通常架设在天花板上方,镜头对准收银结账柜台,实时监控与录制每一笔交易情形,再将拍摄画面传送到后端PC存放。
不过,POS机台主要功能为收银帐务处理,不单单是安全监控而己,在效能有限情况下,店家只有两种作法,第一使用高单价高效能的POS机种,第二在不影响安全情况下,缩减部份安控功能,也就是舍弃全程录像,改成触发式启动录像机制,当POS的收银箱被打开时,再启动录像功能,一旦钱箱阖上,录像动作也就随之停止。
POS结合监控设备的目的,主要是保障钱箱里的现金,若遇到收银员找错钱、钱箱遭抢或偷的情况,可透过监控画面了解事情发生的原委,由此来看,POS -DVR即便无法全程录影,对安全也不致于酿成太大损失,这种触发式启动的做法,除了减少效能负担外,也让画面撷取变得更精确,日后搜寻资料自然就更快速。
安控DVR设备不只可以做为安全用途,若结合脸部辨识功能,还能发挥客户关系管理效益(CRM),透过脸部辨识掌握消费者身份,再将其消费信息传送至CRM系统,从中分析并设计合适的促销活动。
软件为创造POS效益的灵魂
如果将硬设备比喻成POS系统的骨干,那么软件就是它的主要灵魂,惟有透过软件才能创造POS系统效益,一般会将POS软件分成便利商店、大型购物中心及连锁业等三种,由于便利商店24小时营业,促销活动频繁且形式多元化,在软件设计上必需具备更大弹性。
目前POS系统用户以零售业为大宗、餐饮业次之,两者在事务处理流程上,其实没有太大差异,主要三个不同点是受到营运模式影响而产生的功能差异。
第一、零售流通业使用条形码管理商品,交易时以扫描条形码方式,纪录客户所购买的商品种类,而餐饮业则将菜单显示在POS屏幕上,由服务生一一点选;第二、零售业在交易完成后,POS终端机只需打印出发票即可,但在餐饮环境中,POS终端机所要打印的单据除了发票以外,还有点菜明细表、叫号单、点餐卷标纸、制餐/出菜单等;第三、部份餐饮业有提供Table Service服务,进而衍生出桌号管理问题,零售业则无此需求。
若进一步来看零售业的软件功能,陈俊达建议可从下列三点来评估POS软件优劣:是否具备多层次传输架构、跨门市信息透通程度、及与ERP系统整合度。
首先来看多层次传输架构,由前端的POS终端机传到店铺主机,再送到总部管理系统,由于零售业分支据点多,若经由多层次架构来传输数据,可以有效分散传输负载量,解决快速展店及营运规模扩大时,所产生的传输瓶颈,总公司的传输线路不必随着门市数量增加而不断地升级。
以统一超商为例,全省接近5,000多家门市据点,以台湾的地理区域来看,目前共有319个乡镇、21个县市及四大区域(分为北、中、南及东部地区),若据此设计多层次传输架构,则POS终端机的数据将经由店铺主机、乡镇主机、县市主机、区域主机、最后才汇整到总公司。
通常,数据传输的层次与间距由用户自行决定,间距乃指POS终端机的数据必需每隔多久将数据往后台传送,通常以「日」为单位,但有时会受到零售业行业特性与是否进行促销活动而改变。
像零售业常针对某一个时段举行促销活动,例如:星期六下午3点到5点,全馆八折,此时就可以将数据传输间距改成以「分」为单位,这种实时传输事务数据的好处在于,总公司可以立即检讨促销活动的成效,若发现成效良好,就顺势延长促销时段,增加促销成效。
跨门市数据透通的范围涵盖商品库存、会员及预购交易三种信息,以服饰零售业为例,甲店如果要调货,必需用电话逐一询问其他分店有无库存,此举不仅有人为舞弊的风险(分店不愿释出库出),还可能因为询问时间过长,冷却了消费者的购买冲动,若能在POS终端机上直接查询其他门市的数据,就能克服这样的问题。
开创POS应用无限可能
展望POS系统未来趋势,软硬件层面各有不同发展,陈奕敬认为,在硬件面,以缩小POS终端机的体积为主,其方式就如同前述所提,内部组件模块化或采取一体成形设计,一体成形其实是整合概念的延伸,将主机组件及必需使用的外围设备整合在一个机体内,自然可以缩减POS系统的体积。
至于软件面,则以功能最大化为主,将后台管理系统的部份功能挪移到前台POS终端机进行,减低作业人员在后台管理与前台交易空间的移动频率,使其能专注在前台作业上。
以便利商店为例,其空间规划通常分成商品展示区、商品库存区、小型办公室与结账柜台,商品展示与结账柜台为前台交易空间,至于商品库存与办公室则属于后台管理的范围,负责存货盘点、订货、库存管理等作业,若要将这些挪到前台来进行,最可行的方法就是透过POS系统进行补货。
POS终端机内建库存系统,当收银员在刷商品条形码时,自动去检测此类商品的库存量,若是低于安全库存量,就跳出对话框,显示目前库存量并询问是否需要订货,店员只要按下「确认」键,就能成订货作业。
随着软硬件技术纯熟,POS系统的角色不再是结账工具,早已升级为店内营运管理的最佳帮手,对零售业者来说,只要透过POS有效搜集每一个门市每一笔事务数据,就能为商品营销、店内管理与客户服务大大加分,让POS开创无限可能的应用模式。