前言

Web介面容易上手的特性，帶動Intranet成為企業溝通、管理的重要工具，因此Web化成為企業應用軟體發展方向。市場顧問公司Ovum曾經指出，時至2000年，應用軟體如果不能提供可接受的Web介面，將無法普遍為使用者所採用；而在2005年以後，如果軟體不能透過整合性的Portal介面使用，也將無法廣為使用者接受。Merrill Lynch也大膽預測，企業入口網站將有可能超越ERP(Enterprise Resource Planning)的市場規模，並估計2002年將創造出148億美元的市場值；另外，Gartner Group 亦認為2000年全美80%的 top-tier公司有建置portal的相關計畫。究竟企業入口網站有何魅力，能造成這麼大的影響？

何謂企業入口網站

企業入口網站 (Enterprise Information Portal，也有人稱為Corporate Portal)，是企業開啟內部及外部資訊寶藏，幫助使用者擷取工作所需資訊的單一入口，它運用了各種軟體以達到整合、管理、分析與傳遞資訊之目的。企業入口網站的使用者，除了以企業內員工為主要對象外，企業外的供應商及客戶，也可視其為服務對象，依合作關係及資訊需求提供不同的服務內容(圖一)。

《圖一　企業入口網站示意圖》

資料來源：資策會MIC 經濟部ITIS計畫

依使用目的區分，又可分為便利的作業流程之提供、員工切身相關資訊之傳遞、知識管理(Knowledge Management；KM)之媒介三大類型。便利的作業流程，強調日常行政表單之無紙化，以及經營報表之即時取得，舉凡決定會議時間地點、簽核與追蹤訂單、查詢分析報表均可透過企業入口網站來執行，藉著這種便利流暢的介面，可減少重複輸入資料、切換軟體的麻煩，對於企業經營效率的提升將有很大的幫助；員工切身資訊之傳遞，則包含了企業各種資訊之公告，甚至可以將公司股價、保險資訊、教育訓練教材、產業情報等外部資訊納入企業入口網站的範圍內，可降低人事管理的成本並提高員工忠誠度。

而近年來流行於各大企業的知識管理，軟體廠商分別從不同層面提出解決方案(圖二)。例如強調文件一開始產生、傳遞到儲存及調閱整個過程中的管理、監控的文件管理系統(Electronic Document Management ; EDM)，或是要求知識資產的再利用與彈性化的內容管理系統(Content Management)，以及突破傳統將學方式的遠距教學軟體(Distance Learning)，企業入口網站也是幫助企業進行知識管理的一種工具。相較於其他解決方案，企業入口網站的核心目的以公布知識為主，讓組織成員可藉由統一的介面即時查詢與儲存，由於企業對於這種傳遞媒介接受程度很高，因此可發現最近許多文件管理、內容管理軟體業者也開始朝向企業入口網站發展。

《圖二　知識管理軟體》

資料來源：資策會MIC 經濟部ITIS計畫

北美企業入口網站應用現況與發展趨勢

據Delphi Group針對全美300個企業主管所做的調查，55%的公司正在運用企業入口網站，其中僅38%尚在概念階段，其餘皆已進入實驗階段，甚至已有初步成果。而應用領域方面，主要的項目包括：知識庫及學習的工具、業務流程的支援、銷售、行銷與服務工具、協同作業與專案支援、自獨立的系統中存取資料、公司內部資訊的發佈等 (表一)。而業者對企業入口網站之認知，多數認為其為專注在專業使用的儀表板，或是下一代工作平台的代名詞，部分認為是內部公告看板，僅少部分將其當作管理員工Internet使用之工具 (圖三)。

《表一　　Portal的發展階段與貢獻領域》

《圖三　企業入口網站的認知》

資料來源：Delphi Group，資策會MIC整理

資料來源：Delphi Group，資策會MIC整理

根據上述調查，我們可得知企業入口網站北美市場已逐漸成熟，那麼，它將為軟體業者帶來多大的商機呢？根據Ovum的看法，企業入口網站軟體的市場分為三大領域，其中強調快速發布、容易擷取公司資訊的Enterprise portal軟體市場最大，2000年預估有5億美元市場，這方面相關業者包括企業應用軟體整合(Enterprise Application Integration ; EAI)、ERP、商務智慧(Business Intelligence ; BI)等軟體廠商，如SAP、CA/Sterling、Viador、SeeCommerce。

從知識管理角度建置的Knowledge portal，則強調組織內知識工作者的支援，希望藉由組織內智慧資本的流動加速員工學習及創新能力，大多數群組軟體、搜尋引擎、文件管理等業者均朝此方向發展，例如IBM/Lotus、Microsoft、Verity、Autonomy、Open Text、FileNET。另外強調提供員工本身所需資訊的Workspace portal軟體市場將是成長最快的區隔，主要業者為IBM/Lotus。

預期未來隨著企業應用軟體的普及，企業入口網站軟體的需求將大幅成長，根據Ovum估計，目前企業入口網站軟體市場規模約有10億美元，至2005年將成長到70億美元(圖四)，這還不包括公開對外網站以及B2B Portal。

《圖四　2000-2005年企業入口網站軟體市場規模成長預測》

資料來源：Ovum，資策會MIC 經濟部ITIS計畫整理 單位：十億美元

企業建置入口網站之注意事項

企業入口網站不是大雜燴

企業入口網站可達成的目的包羅萬象，但在小小的電腦螢幕下想要涵蓋所有功能而又符合便利性的需求著實不易，稍一不慎，就會將其變成一個大雜燴。員工不但無法一目了然完成其想要進行的活動，甚至還要開班授課，幫助其找到各個功能之所在位置，因此網頁的設計可說是一門學問，需要專業的人士協助規劃，而非任意堆砌各種資訊。

再者，各家業者提供的解決方案各有所長，簡單來說，強調知識管理之入口網站，搜尋、整理知識的技術將會是關鍵，而強調日常作業流程的入口網站則必須特別考量Workflow，若該企業已導入ERP、供應鏈管理(Supply Chain Management；SCM)等應用，則應用軟體間的整合亦是規劃重點。因此現階段在完整解決方案尚未出現之情況下，決定建置企業入口網站的目的，才能在眾多解決方案中做抉擇，不致讓此網站成為難以上手的大雜燴。

文化障礙凌駕於技術之上

想要架設一個具基本功能的企業入口網站其實不難，但真正的困難點卻在於文化問題。典型的障礙是經營者無上網習慣，當企業經營者看報表、報告仍然透過紙本之時，企業入口網站的建置美意自然大打折扣。常常看到一些企業架了一個看似豐富的企業入口網站，但大部分員工僅拜託助理上網訂會議室、請假，網站上的資訊一概視而不見，使得該網站淪為裝飾品。

再以需要全體員工協力完成網站內容的知識管理入口網站為例，電腦打字即是一大障礙，畢竟對於成年人來說，需要花很多時間才能習慣於一邊思考文章，一邊打字；而在缺乏激勵的情況下，要員工無私的貢獻自己所擁有的知識，實在是不大可能，尤其在員工彼此間競爭激烈的環境下更是難上加難，如何塑造合作的風氣，將是知識管理入口網站能否成功建置的關鍵。

內容的完成只是開始而已

縱使克服了欠缺使用習慣及員工不願意將知識與他人分享之障礙，網站內容變得相當豐富且實用，但這只是開始而已。當資料一多，如何在浩瀚的文件中找到所需是一大問題，此時人工的分類以及簡單的全文檢索已無法負擔龐大資料量的管理，為了幫助員工在最短時間內找到所要的知識，企業可選擇適用的搜尋引擎，將來甚至可運用文字挖掘 (Text Mining)、知識地圖 (K-Map)等新技術來萃取、擷取知識，以克服大海撈針的困難。

針對不同使用者設計客製化的內容亦是企業入口網站的一大重點，如同在電子商務網站上，為不同客戶提供個人化的建議、付款條件已成為此類網站的成功要件。同樣的，在企業入口網站應用領域內，如何依內部業務單位、員工權限及任務的不同，提供不同的內容，甚至將個別經銷商與客戶所需的資訊透過該網站傳遞，是選購解決方案的重要考量。內容管理 (Content Management；CM) 是一種管理資料的新觀念，與傳統文件管理觀念不同的是，後者以整篇文件的方式管理資料，而內容管理則將文件分成不同的元件儲存在資料庫中，再組合成PDF、HTML、XML等格式的文件，以網頁、CD-ROM、印刷品等型態作最後呈現，而原先儲存在資料庫中的元件則可以不斷地再利用，更重要的是，這些內容不僅存在於公司內部，也經常往來於企業活動間或提供最終客戶查詢，範圍不再僅限於內部文件之管理。此種管理資料新觀念，將有助於企業在整個內容生命週期中，正確並有效率的管理整個流程，並根據多種使用目的，將不同的資料來源，整合成不同呈現方式之內容，發揮管理的綜效。

如何將網站上的資訊正確即時的傳送到員工面前，也是建置網站時所需考慮的重點。由於大部分員工並不是整天坐在電腦桌前，有時還需外出拜訪客戶，因此網站上的資訊若能與PDA等可攜式設備結合，透過WAP等方式接收訊息、查詢ERP 等系統中的資訊並填寫訂單，無疑的，將大幅提高企業入口網站之功效。

作業流程之便利性取決於應用軟體之整合

由於網路的普及與電子商務的興起，產業的界限逐漸趨於模糊，企業的競爭也將轉變為合作體系之間的競爭，資訊系統的應用重點不再只是以單一企業為核心，而是以企業入口網站為核心向外延伸，進而形一個虛擬組織。如何透過資訊科技將合作體系中各家業者的作業流程進行整合，攸關於整個體系之工作效率的提昇以及反應速度的加快。例如上下游間SCM系統之建置，以及ERP系統與不同供應鏈之SCM系統的連結，再牽涉到不同系統間之整合問題；又如在企業間電子商務潮流下，企業推行企業間電子商務需要健全的營運系統做為基礎，此時後端應用 (Back Office) 與前端應用 (Front Office) 的整合，將是資訊系統建置重點。這些應用軟體之整合程度，不但是企業入口網站之作業流程順暢與否的關鍵，也攸關於產業合作體系競爭力之提昇。

綜合來說，未來企業資訊應用的重點將著重在對內的知識管理以及對外的合作關係之上，建置企業入口網站可說是達到上述目的之必要基礎環境。表面上看來，建置一個企業入口網站並不太難，但要成為企業員工每日工作之必備工具，發揮改善作業流程、加強員工溝通、傳遞知識之效果，端賴於事先完善的網站內容設計，以及組織制度面的配合方能奏效。除此之外，企業入口網站牽涉到的軟體相當廣泛，如果事前沒有依照使用目的之優先順序，決定預期效益及階段性任務，軟體的投資將成為無底洞。因此企業在導入企業入口網站之際必須認清該點，方能釐清軟體需求，節省建置成本，按部就班完成不同階段的使命。

結語

不同於以往資訊貧乏時代，現在的社會充斥著各式各樣的資訊，已面臨了資訊爆炸的問題，而企業在導入ERP、SCM、BI、CRM、KM等各種系統的同時，更創造了大量的資訊與情報。如何妥善運用這些資訊，提昇整個組織之員工的工作效率，改善與上下游合作伙伴的關係？企業入口網站無疑是最佳的媒介。